Trang chủ Tin tức Nên sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện...

Nên sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử của cùng 1 nhà cung cấp hay không?

39

Hóa đơn điện tử và chữ ký số là hai công cụ không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay. Tùy vào nhu cầu và ngân sách mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình những đơn vị cung cấp phần mềm khác nhau. Nhưng liệu có bao giờ doanh nghiệp tự hỏi mình có nên sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử của cùng một nhà cung cấp hay chưa? Bài viết sau đây sẽ đưa ra lời khuyên hữu ích nhất cho những doanh nghiệp còn đang loay hoay trong việc hoàn thiện quy trình chuyển đổi số của mình.

>> 5 Điểm ưu việt của chữ ký số điện tử MISA eSign được khách hàng đánh giá cao
>> MISA cung cấp chữ ký số không cần USB Token tích hợp ngay trên hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Chữ ký số MISA eSign sẵn sàng tích hợp phần mềm kế toán MISA Startbooks
>> Chữ ký số MISA eSign tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế

1. Khó khăn khi không đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ yêu cầu 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Nắm được tình hình, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử và tích hợp chữ ký số từ sớm nhưng lại không lựa chọn cùng một nhà cung cấp. Điều này gây ra không ít những khó khăn và rủi ro cho người sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ:

  • Phần mềm không hoàn toàn tương thích với nhau gây ra những hiện tượng giật, lag, treo máy hoặc thậm chí không thể hoàn tất việc ký số.
  • Một số tính năng của phần mềm này không được hỗ trợ bởi phần mềm kia khiến việc ký hoặc xuất hóa đơn trở nên khó khăn.
  • Các nghiệp vụ hóa đơn bị gián đoạn khi 1 trong 2 phần mềm cần được nâng cấp.
  • Tốn thời gian quản lý 2 phần mềm riêng biệt.
  • Bất tiện khi phải liên hệ 2 nhà cung cấp khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng.

Trên thực tế, hầu hết người dùng hóa đơn điện tử hiện nay đang sử dụng chữ ký số dạng USB token. Điểm hạn chế của loại chữ ký số này là người dùng chỉ có thể ký số trên máy tính và phải kết nối USB token vào máy tính mới có thể thao tác được. Số lượng chữ ký số của doanh nghiệp cũng có hạn nên luôn phải luân chuyển giữa các bộ phận có nhu cầu sử dụng, làm ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Ngoài ra, vì USB token là một thiết bị vật lý nên luôn tiềm ẩn nguy cơ mất, hỏng hoặc kết nối lỗi, gây ra nhiều phiền toái và tốn thời gian khắc phục sự cố trong quá trình sử dụng.

đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử

2. Lợi ích khi sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử của cùng một nhà cung cấp

Để không phải lo lắng về rủi ro tích hợp các phần mềm khác nhau, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn sử dụng đồng bộ hóa đơn điện tử và chữ ký số của cùng một nhà cung cấp. Không chỉ loại bỏ được rủi ro, doanh nghiệp còn nhận được những lợi ích thiết thực như sau:

  • Hoàn thiện hệ sinh thái phần mềm dành cho kế toán: Việc sử dụng đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử của cùng một nhà cung cấp sẽ tạo ra một quy trình hoạt động khép kín và tập trung tuyệt đối. Điều này sẽ gia tăng độ chính xác và khả năng bảo mật trong quá trình xuất – nhập dữ liệu trong phần mềm.
  • Tiết kiệm thời gian và công sức: Kế toán không cần phải phân tách việc ký số và phát hành hóa đơn thành 2 thao tác riêng biệt nếu 2 phần mềm này cùng được đồng bộ trên 1 hệ thống. Bên cạnh đó, việc quản lý một phần mềm tích hợp 2 chức năng sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn quản lý cùng lúc 1 phần mềm và 1 thiết bị vật lý.
  • Tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng: Nếu tích hợp chữ ký số và hóa đơn điện tử của 2 nhà cung cấp khác nhau gây ra lỗi kết nối hoặc những hiện tượng giật, lag, treo máy khi sử dụng, thì điều này sẽ được khắc phục hoàn toàn khi đồng bộ 2 phần mềm vào cùng một hệ thống. Người dùng không cần phải lo liệu phần mềm có tương thích với nhau, hoặc tính năng của phần mềm này có được phần mềm kia hỗ trợ hay không khi mọi tính năng của cả 2 phần mềm đã được đồng bộ hóa.

3. MISA cung cấp chữ ký số đồng bộ với hóa đơn điện tử meInvoice

Với 25 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp công nghệ cho lĩnh vực tài chính – kế toán, MISA đã trở thành cái tên không thể không nhắc tới khi nói đến phần mềm. Với hệ sinh thái gần 20 sản phẩm, MISA đã và đang phục vụ cho hơn 200.000 doanh nghiệp cùng hàng triệu người dùng cá nhân. Các phần mềm thuộc hệ sinh thái MISA luôn có sự đồng nhất tuyệt đối, tạo ra một quy trình quản lý nghiệp vụ khép kín, tập trung, tối ưu hóa trải nghiệm của người sử dụng.

Nhằm tạo ra sự thuận tiện nhất cho khách hàng đang sử dụng các sản phẩm trong hệ sinh thái MISA, năm 2019 MISA đã cho ra mắt chữ ký số từ xa eSign. eSign là dịch vụ chữ ký số không dùng USB token đầu tiên tại Việt Nam, giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản.

đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số eSign tích hợp ngay trên hóa đơn điện tử meInvoice.vn sẽ tạo ra hệ sinh thái MISA đồng nhất, khép kín với 5 lợi ích hàng đầu:

  • Ưu điểm lớn nhất của eSign là không sử dụng USB token hay SIM. Nhờ đó mà việc ký số hay phát hành hóa đơn điện tử có thể dễ dàng thực hiện mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại.
  • Chữ ký số eSign được tích hợp trực tiếp vào phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn, giúp đồng bộ hóa mọi văn bản, tài liệu và đơn giản hóa các thao tác nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, kế toán cũng không cần lo lắng đến việc mất, hỏng, thất lạc hóa đơn hay USB token.
  • Thay vì phải ký xong mới có thể phát hành hóa đơn thì chỉ cần 1 thao tác duy nhất với eSign, kế toán đã có thể có thể ký và phát hành nhiều hóa đơn điện tử cùng một lúc.
  • Đặc biệt, tốc độ ký 2100 chứng từ/giây của eSign sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho kế toán khi xuất hóa đơn.
  • Cấp quản lý dễ dàng phân quyền và quản lý việc ký số của kế toán, nhất là kế toán dịch vụ.

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ chữ ký số MISA eSign vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại:

>> 5 Điểm ưu việt của chữ ký số điện tử MISA eSign được khách hàng đánh giá cao
>> MISA cung cấp chữ ký số không cần USB Token tích hợp ngay trên hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Chữ ký số MISA eSign sẵn sàng tích hợp phần mềm kế toán MISA Startbooks
>> Chữ ký số MISA eSign tích hợp trực tiếp vào phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế