Trang chủ Tin tức Hướng dẫn sử dụng chữ ký số eSign ký trên file Word...

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số eSign ký trên file Word 2016 và PDF

124

Một trong những tính năng nổi bật của chữ ký số eSign là có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi loại văn bản tài liệu như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,…giúp tiết kiệm chi phí in ấn, và dễ dàng tra cứu lại khi cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng chữ ký số eSign ký trên file Word 2016 và PDF

1. Điện tử hóa việc ký mọi văn bản, tài liệu nhờ chữ ký số eSign

Chuyển đổi số đang khiến những giao dịch điện tử trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Do đó, chữ ký số đã và đang trở thành công cụ điện tử không thể thiếu của mỗi tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tham gia giao dịch trên môi trường internet.

Trước hiện trạng “đuối” công nghệ của chữ ký số USB token trong việc đáp ứng nhu cầu ký số linh động của người dùng trên những văn bản khác nhau, MISA đã phát triển chữ ký số eSign không cần USB token và ký số được trên mọi tài liệu.

Chữ ký số eSign sử dụng công nghệ ký số từ xa, không cần sử dụng đến thiết bị USB token hay sim mà vẫn đảm bảo ký số được mọi lúc – mọi nơi – trên mọi thiết bị. eSign có khả năng điện tử hóa việc ký mọi văn bản, tài liệu thông qua nhiều nguồn khác nhau:

Nguồn 1: Chọn từ file sẵn có trong máy, các file có đuôi .pdf, .png, .jpg, .doc
Nguồn 2: Chụp ảnh trực tiếp các tài liệu cần tải lên.
Nguồn 3: Tài liệu được người khác gửi để ký

Sau ký điện tử hóa các tài liệu cần ký, người dùng có thể ký số ngay trên tài liệu đó và chuyển tiếp cho khách hàng, đối tác cùng ký để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu, hợp đồng. Việc này có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng: Tiết kiệm thời gian chuyển-nhận tài liệu, hợp đồng; Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ; Thực hiện ký số ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào và trên mọi thiết bị; Tăng tính cam kết và đảm bảo trách nhiệm của các bên trên tài liệu đã ký,…

2. Hướng dẫn ký số trên file Word 2016 bằng chữ ký số eSign

Sau khi tải và cài đặt công cụ eSign Tool (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây), người dùng có thể thực hiện việc ký số ngay trên giao diện eSign bằng cách:

  • Mở tệp cần ký:

Tại giao diện file cần ký, trên thanh công cụ chọn vào File.

chọn tệp ký

Sau đó bấm Info. Tại mục Protect Document chọn Add a Digital Signature

chọn tệp ký 2

Chọn ký số :

Có thể điền lý do ký văn bản tại mục Purpose for signing this document. Sau đó nhấn Sign để thực hiện ký số

chọn ký số

Nhập mã PIN:

Trên giao diện nhập mã PIN và ấn OK.

nhap ma pin cks

Tệp văn bản đã ký thành công. Nhấn View Signature để xem chữ ký

Ký số trên word 2016

Lưu ý:

– Với những file đã ký thành công, khách hàng không thể thực hiện bất cứ thao tác nào như: thêm/bớt/chỉnh sửa nội dung tệp.
– Nếu có nhu cầu thực hiện các thao tác khác trên file đã ký, nhấn Edit Anyway sau đó nhấn Yes để xóa chữ ký số khỏi tệp. Sau đó có thể chỉnh sửa như bình thường.

3. Hướng dẫn ký số trên file PDF bằng chữ ký số eSign

2. Tải và cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC

Link tải tại đây: https://get.adobe.com/reader/

3. Chọn file ký
  • Truy cập phần mềm Acrobat Reader DC , nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký. Tiếp tục nhấn Open
  • Hệ thống hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
  • Nhấn Digitally Sign sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
  • Nhấn Continue
4. Ký eSign
  • Màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của khách hàng. Bấm Sign để thực hiện ký
  • Chọn Save để lưu file vào máy tính
  • Nhập mã PIN sau đó nhấn OK
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ chữ ký số MISA eSign vui lòng liên hệ hotline  090 488 5833 hoặc đăng ký  tại: